Chapter 2

Ayat (3)

Pada dasarnya catatan harus disusun dalam bahasa Indonesia, kecuali baik karena sifat perusahaan maupun untuk kepentingan tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan, dengan izin Menteri Keuangan catatan dapat disusun dalam bahasa asing.

Pasal 9

Ayat (1)

- Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa apabila neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan belum ditandatangani oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk, secara hukum perusahaan dianggap belum membuat neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan.

- Yang dimaksud dengan "pimpinan perusahaan" adalah seseorang yang berdasarkan Anggaran Dasar memimpin perusahaan yang bersangkutan dan mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan.

- Yang dimaksud dengan "pejabat yang ditunjuk" adalah seseorang yang diberi kewenangan oleh pimpinan perusahaan untuk mengelola dokumen perusahaan.

Ayat (2)

Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa pembuatan catatan tidak boleh melebihi waktu 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kelalaian melakukan kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.

Pasal 10

Ayat (1)

Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa apabila catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba rugi, tidak dibuat di atas kertas, perusahaan dianggap belum membuat catatan.

Ayat (2)

Yang dimaksud dengan "sarana lainnya" adalah alat bantu untuk memproses pembuatan dokumen perusahaan yang sejak semula tidak dibuat di atas kertas, misalnya menggunakan pita magnetik atau disket.

Pasal 11

Ayat (1)

Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan mengenai hal yang harus dilakukan perusahaan, yakni menyimpan dokumen sebagaimana dimaksud dalam ayat ini selama 10 (sepuluh) tahun. Dengan demikian apabila sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.

Ayat (2)

Cukup jelas

Ayat (3)

Yang dimaksud dengan "nilai guna dokumen" adalah nilai dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan.

Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang dari 10 (sepuluh) tahun atau lebih dari 10 (sepuluh) tahun.

Ayat (4)

Cukup jelas

Ayat (5)

Sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpan, tetapi dokumen tersebut tetap dapat dipergunakan sebagai alat bukti sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan.

Pasal 12

Ayat (1)

Yang dimaksud dengan :

- "mikrofilm" adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil.

- "media lainnya" adalah alat penyimpan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditransformasikan, misalnya Compact Disk-Read Only Memory (CD-ROM), dan Write-Once-Read-Many (WORM).

Ayat (2)

Cukup jelas

Ayat (3)

Suatu dokumen perusahaan mempunyai makna "kepentingan nasional" apabila dokumen perusahaan tersebut memiliki nilai historis yang digunakan dalam rangka kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan, misalnya rekening atau bukti iuran untuk pembangunan Monumen Nasional, Mesjid Istiqlal.

Selanjutnya yang menentukan suatu dokumen mempunyai makna kepentingan nasional adalah pimpinan perusahaan.

Ayat (4)

Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa pimpinan perusahaan tetap harus menyimpan naskah asli, apabila dokumen tersebut masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan atau mengandung kepentingan hukum tertentu. Kelalaian dalam melaksanakan kewajiban tersebut, pimpinan perusahaan bertanggung jawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Yang dimaksud dengan "masih mengandung kepentingan hukum tertentu" adalah apabila naskah asli tersebut masih mengandung hak dan atau kewajiban yang masih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan.

Pasal 13

Penggunaan kata "wajib" dalam Pasal ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa setiap pengalihan dokumen perusahaan harus dilegalisasi. Apabila pengalihan dokumen perusahaan tidak dilegalisasi, maka dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah.

Yang dimaksud dengan "legalisasi" adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya.

Pasal 14

Ayat (1)

Berita acara dibuat pada saat terjadi pengalihan dokumen ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

Ayat (2)

Pada berita acara pengalihan dilampirkan daftar pertelaan atas dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

Pasal 15

Ayat (1)

Cukup jelas

Ayat (2)

Yang dimaksud dengan "dianggap perlu", "dalam hal tertentu" dan "untuk keperluan tertentu" misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim dalam pemeriksaan perkara.

Legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak dokumen tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya.

Pasal 16

Cukup jelas

Pasal 17

Penentuan tata cara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan kepada pimpinan perusahaan, karena yang mengetahui kebutuhan perusahaan adalah pimpinan perusahaan yang bersangkutan. Dalam tata cara tersebut dapat pula ditentukan bahwa pemindahan dokumen disertai dengan daftar pertelaan dan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat : a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemindahan; b. keterangan tentang pelaksanaan pemindahan; dan c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan dan pejabat yang menerima pemindahan.

Yang dimaksud dengan : - "unit pengolahan" adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. - "unit kearsipan" adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah diselesaikan oleh unit pengolahan untuk disimpan dan dipelihara.

Pasal 18

Ayat (1)

Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan adanya kewajiban untuk menyerahkan dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Apabila ketentuan tersebut tidak dilaksanakan, maka terkena ketentuan Undang-undang Nomor 7 Tahun 19971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

Ayat (2)

Cukup jelas

Ayat (3)

Yang dimaksud dengan "daftar pertelaan" adalah daftar yang memuat keterangan antara lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu penyimpanan dokumen yang bersangkutan.

Pasal 19

Ayat (1)

Cukup jelas

Ayat (2)

Dalam penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan dimusnahkan, perlu dipertimbangkan dokumen yang karena sifatnya tetap disimpan dan dipelihara.

Ayat (3)

Cukup jelas

Pasal 20

Pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas tetap disimpan walaupun telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

Pasal 21

Ayat (1)

Cukup jelas

Ayat (2)

Cukup jelas

Pasal 22

Cukup jelas

Pasal 23

Cukup jelas

Pasal 24

Cukup jelas

Pasal 25

Cukup jelas

Pasal 26

Cukup jelas

Pasal 27

Cukup jelas

Pasal 28

Angka 1

Cukup jelas

Angka 2

Cukup jelas

Angka 3

Lembaga dalam hal ini meliputi baik Lembaga/Instansi Pemerintah (misalnya Bank Indonesia dan Badan Urusan Logistik) maupun Lembaga Swasta (misalnya Yayasan).

Apabila suatu Lembaga/Instansi Pemerintah selain tugas pokoknya dalam menjalankan fungsi pemerintahan melakukan pula kegiatan usaha, maka khusus terhadap kegiatan usaha tersebut berlaku ketentuan Undang-undang ini, sedangkan untuk kegiatan dalam rangka menjalankan fungsi pemerintahan, tetap berlaku ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang administrasi pemerintahan.

Pasal 29

Yang dimaksud dengan "ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 :23)", misalnya Pasal 396 butir 3, Pasal 397 butir 4, Pasal 398 butir 3, Pasal 399 butir 4 Kitab Undang-undang Hukum Pidana.

Pasal 30

Angka 1

Cukup jelas

Angka 2

Cukup jelas

Pasal 31

Cukup jelas

TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3674